Die Vergabekammer des Bundes hat in ihrem Beschluss vom 31.01.2020 (VK 2-102/19) klargestellt, dass Auftraggeber bei den Formanforderungen eine „Abwägung zwischen einer möglichst weiten Wettbewerbsoffenheit durch weitgehend barrierefreie elektronische Kommunikation einerseits und der Gewährleistung eines hinreichend sicheren und effizienten elektronischen Ausschreibungsverfahren andererseits vorzunehmen“ haben. Der Auftraggeber sei frei, weitergehende formelle Anforderungen als die Textform nach § 126b BGB aufzustellen, um eine „hinreichende Beweis- und Klarstellungsfunktion im Ausschreibungsverfahren und nachfolgenden Rechtsverkehr“ sicherzustellen.
Dies bedeutet, dass ein Auftraggeber vorgeben kann, dass die Bieter sich, wie im vorliegenden Fall, auf einer vom Auftraggeber bestimmten e-Vergabe-Plattform registrieren und ihre Angebote über diese Plattform unter Nutzung einer bestimmten Software-Komponente übermitteln müssen. Dadurch, dass nur registrierte Nutzer Angebote hochladen, erfolge eine zusätzliche Klarstellung der Identität des Erklärenden. Hierdurch werde die fehlende Beweisfunktion der Textform nach § 126b BGB kompensiert. Die Nutzung solcher Kommunikationskanäle stelle eine weniger hohe Zugangsvoraussetzung dar, als etwa die Verwendung qualifizierter elektronischer Signaturen oder Siegel gemäß § 53 VgV. Mit Blick auf massenhaft geführte Ausschreibungsverfahren bestehe gegenüber der einfachen Textform eine größere Sicherheit bezüglich der Identität der Bieter.
Ebenfalls stellt die Vergabekammer klar, dass Angebote von Bietergemeinschaften durch einen Bevollmächtigten der Bietergemeinschaft hochzuladen seien, wenn der Auftraggeber dies in den Vergabeunterlagen festgelegt habe. Ein Angebot sei auszuschließen, wenn die Vollmacht nicht ein- bzw. nachgereicht wurde.
Die Frage, ob die Angebotsabgabe durch Angabe des Namens der natürlichen Person gemäß § 126b BGB formwirksam ist, wenn die erklärende Person weder offenkundig als Vertreter des Bieters auftritt (etwa durch den Zusatz „in Vertretung“ oder durch Einreichung einer Vollmacht), noch gesetzlicher Vertreter des Bieters ist, lässt die Vergabekammer indes offen.